自動語音應答(IVR)

什麽是自動語音應答(IVR)


大家打電話時有聽過以下的歡迎詞嗎?
「感谢您的來電,請根據以下語音指示撥打您需要的號碼。關於產品的初次諮詢請按1,使用中產品的使用教學請按2,確認合約內容請按3,其他的諮詢請按9。」 這類歡迎詞語音的播放功能,就是自動語音應答(IVR)。
這個功能可使客戶致電貴公司代表號時,自動播放預先錄製的語音指示,即可直接轉接到指定的負責人員和部門,是讓電話業務效率化的系統
※在MOT裏,可以自由的變更指示內容和來電的人數

什麽是自動語音應答(IVR)

導入自動語音應答(IVR)的好處


提高顧客滿意度

顧客來電詢問時,接電話的人員因為知識不足或者轉接時花時間,可能會導致降低顧客的滿意度,利用自動語音應答(IVR)得話,可以直接轉給負責人,提高顧客的滿意度。

減少電話轉接業務

不使用自動語音應答(IVR)的情況下,目前是負責接電話的人員或總機人員先接電話,聽取內容,然後轉接給該項業務的負責人員,像這樣無效率的轉接電話方式,可以利用自動語音應答系統(IVR)改善,客戶可直接轉至業務的負責人員,減低繁複的人工轉接方式,可以減輕電話業務上的負擔。

人事成本的削減

假設在辦公室1人1天接電話的平均次數為8次。每通約需要2分鐘。一個月就浪費了8個小時,人力成本就浪費了約13 , 120日元。一年就浪費了157 , 440日元。如果有10名員工的話,一年就浪費了150萬以上的人事成本。自動語音應答就可以削減這種浪費的人事成本。

消除無意義效的騷擾電話

自動語音應答功能導入前跟導入後,來電的次數會有變化。
比如打錯電話,行銷電話,若由人工接聽的話,就會形成人力成本。 但是如果導入自動語音應答的話,打錯電話的會在聽到自動語音應答時就會發現,行銷電話也會中途掛電話,就可以不再因接聽無意義的電話而浪費人力成本。

導入自動語音應答(IVR)的好處


MOT也可以使用自動語音應答功能,是其他類似產品所沒有的功能

對應各種類型的電話(智慧型手機) (智慧型手機,軟體電話)

在一般的電話系統中導入自動語音應答(IVR)的話,只能對應傳統桌上型電話。
但如果是MOT自動語音應答(IVR)的話,不僅是針對IP電話桌機,智慧型手機跟軟體電話都可以對應。

導入自動語音應答(IVR)的好處

用適宜的價格架構簡易Call center

一般在建立Call Center的話,需購買Call Center專用的電話系統跟聘用新的操作人員,另租辦公室及維謢費等各種費用,如此一來,投資成本就會變得很昂貴。
想要在公司內架構Call Center系統的話,即使是強調價格低廉的產品,每個月也得花3萬到5萬左右的費用。但是,若以MOT自動語音應答(IVR)系統架構的話,可以用負擔較輕的費用就可以架構簡單的Call Center 。
而且不需要購買固定話機,以現有的電腦跟智慧型手機就可以對應客戶來電,因此可以控制導入的經費。

Call Center使用的ACD功能

所謂Call Center系統的ACD功能,就是分析待機時間跟接電話的次數,自動的分配給有空的操作人員的來電功能。因為是均等的分配,所以可以減輕操作人員的負擔。可選擇以下的分配方法。

内容
隨機隨機分配給操作員
待機時間分配給目前待機時間最長的操作員
通話次數分配給通話次數最少的操作員(最近1,3,5天裏選擇)
通話時間分配給通話時間最短的操作員(最近1,3,5天裏選擇)
平均的通話時間分配給平均通話時間最短的操作員(最近1,3,5天裏選擇)

只有Onpure version才可使用ACD功能,另外需要維護合約

自動語音應答(IVR)功能的多層次對應

MOT/PBX 自動語音應答(IVR)功能可以做多層次的設定,通過多層次的設定,諮詢內容可以更細分化,可以分配到更準確的負責人員或群組。而且客人自己也能明確自己所諮詢的問題,以便在短時間內解決。另外,自動語音應答的廣播從5種增加到了10種,由此,能更詳細的進行【〇〇的諮詢請按3】這樣的語音指示。 設定2層以上的自動語音應答功能需要簽訂維護合約。※2017年2月1日追加功能

客戶信息自動顯示(CTI)聯合

為了更快速的對應被自動語音應答功能(IVR)分配的來電,可以跟顧客信息自動顯示功能(CTI)合作。由於顧客的信息自動在畫面上顯示,減少無用的咨詢問題,與自動語音應答功能(IVR)壹起謀求業務效率化。
在MVT可以把自動聲音響應功能(IVR)和顧客信息的自動顯示功能(CTI)作為標準功能來使用。

自動語音應答(IVR)功能的多層次對應 顧客信息自動顯示(CTI)在這裏
下載手冊
資料索取
索取報價
 

智慧型手機變為總機電話,可以節省成本實現智能型辦公室

關於我們

商品展示中心(BA商務中心台北・SmartBiz旗艦館)

台北市松山區民生東路三段128號3樓
3F, 128 Min Sheng E Road, Section 3, Taipei, TAIWAN

9:00 - 18:00(週一至週五)

平成科技股份有限公司