欲降低電話費

降低通訊成本


思考要如何降低經費支出時,首先想到的應該是電話費吧?或許平常便對於這些不必要的電話費、通訊費支出感到困擾。
現在就來向大家介紹可有效降低通訊費用之產品!
若能徹底發揮產品功用的話,最多可減少50%以上成本!

通訊費種類


智慧型手機內線化

若要減少通訊費用,可針對各部分(設備、服務)來探討。
通訊費用主要可分為以下幾個部分。

現在來具體說明一下。

降低固定費之方法


固定費之中也分為幾個部分

等等

網路線、電話線、網路供應商

每家電信業者提供的方案種類眾多,其中也有不少組合方案,公司可依照本身型態選擇最符合的方案。然而,有些活動方案,原本初期費用很便宜,到後期卻逐漸調漲,為避免產生類似現象,應於簽約前事先調查清楚。
透過MOT內線化功能(BYOD)即可不再使用商務話機,可免費與職員或辦公室話機通話,此外,還具備了以往商務話機所缺乏的轉接手機功能,可直接迅速應對顧客。MOT的通訊費由專用APP直接向公司請款,因此職員無需另外申請、公司再結算、給付同額通訊費。

通訊費


通訊費用

降低通訊費有以下幾種方法。

等等

選擇職員間或各分支據點間可免費通話之方案

與職員或分支據點的通話,頻率相當頻繁吧?
若這部分通訊費能免費的話,則可省下一筆可觀費用。
MOT即具有職員間或分支據點間免費內線通話的功能,藉由此功能可產生明顯成效,使用中也可保留、轉接給分店職員,避免讓客戶等待。

選擇職員間或各分支據點間可免費通話之方案

選擇可免費轉接之方案

是多數中小企業、剛創業之公司的選擇。
即使人不在辦公室也能接聽電話,可降低漏接電話之風險,同時可更迅速應對。
但由於電話轉接不包含於基本費用,通話費用需另外計算,無論是行銷電話或是推銷電話等,皆需要自行負擔轉接費用。
如此一來,產生了許多不必要的花費,趕緊更換成可免費轉接的服務吧!
MOT可將手機內線化,使撥打到辦公室的電話轉接至手機,且通訊費0元,即內線轉接免費。
此外,一般的電話轉接服務只能轉接給1人,而MOT可同時轉接給多人,藉由此功能降低漏接電話的機會,可提高業績之外,也省下電話轉接的費用。

選擇可減少通話次數之服務

電話是可讓人不用當面對談的通訊工具。
但是僅限於雙方都空出時間時才可通話使用。
儘管如此,某些情況下勢必要透過電話聯絡。本公司是以販售電話起業,因此對於電話的重要性相當了解。
隨著時代不斷轉變,電子郵件、通訊軟體逐漸興起,運用適當的工具可降低成本、提升工作效率。
一般來說,可自由、迅速取得聯繫的方式為通訊軟體。像電子郵件裡的問候語等可省略,只需輸入重點內容即可,另外,有了「已讀」功能就不必再確認對方是否已閱覽訊息。通訊軟體雖然使用便利,但對於安全上仍有疑慮,因而產生了商業通訊軟體。MOT即為商業通訊軟體,為避免內部情報外流,唯公司職員才可註冊使用,此外,每間公司個別管理使用的緣故,不必擔心會被盜取資訊,通訊內容也提供密碼鎖定管理,安全上更加有保障。

電話設備

除了電話回線外,還有另一筆固定費用支出,那就是電話的設備費用。如果是用購買的方式,每隔幾年便要購入新設備,一般商務話機要價不低,這部分產生的費用相當浪費,加上電話功能從古至今並無太大的改變,多數人卻仍跟著定期更新。

若使用MOT內線化功能,就不再需要商務話機,轉接、保留、多人接收來電等所有商務話機具備的功能皆可於手機上使用,即可省下電話設備的成本費用,更改善了以往話機僅能於座位上使用的限制。

至於保固條約,顧客可免費更新版本、隨時使用最新功能。

例如先前新增的網路傳真機(接收的傳真內容自動數據化,並以PDF檔形式傳送)與Business Chat功能。
因此,也可視為在投資電話設備。

其他經費的削減


通訊費用

接下來說明可削減以下3項其他經費之方法。

上述3項可透過1個功能來改善

轉接

無論公司職員人數多或少,日常皆有電話轉接的必要。為增加便利性而發明的轉接功能,雖然便利卻也時常造成一些不必要的成本浪費。
可有效改善這部分的功能即為IVR互動式語音應答,如撥打電話時常出現的「感謝您的來電,請按照語音指示輸入對應號碼,如為新顧客請按1,如為會員請按2,查詢合約內容請按3,其他詢問請按9。」語音廣播。
可依據語音內容設定轉接至各對應窗口。例如上述的語音內容,1設定為業務部,2設定為售後服務部,3設定為法務部。如此一來,可使顧客撥打一通電話即可迅速解決困惑、並減少電話轉接流程。

自動語音應答(IVR)

撥錯的電話或行銷電話

藉由前面提及的IVR功能可減少撥錯的電話或行銷電話,也許會有人認為這兩者之間並無關連,但實際上卻產生顯著的效果,撥錯電話者一聽到語音便會立即察覺自己打錯了,使職員也無須再接聽應對、減少來電數、省去負擔。

電話號碼雜亂

想減少轉接次數卻又同時有多個電話號碼的公司應該不少吧?若可直接撥打至欲通話之對象當然最好不過,但對管理電話的總務部來說卻是一種困擾,且團隊、職員變動時,網頁、傳單等的內容也需隨之變動,因此管理相當不易。
對於此困擾,IVR提供了解決方法! IVR提供僅使用1個號碼即可管理的功能,所有部門的號碼可匯集成1個號碼使用,使管理簡易化。 若將每位職員的手機或商務話機分配1個分機號碼,便可簡單、直接取得聯繫。

自動語音應答(IVR)

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智慧型手機變為總機電話,可以節省成本實現智能型辦公室

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