員工離職後，客戶仍然打電話找原本的承辦人，卻發現電話沒人接、分機無人回應，甚至不知道該聯絡誰。這不只是客戶交接問題，也可能反映公司缺乏完整的電話管理機制。

對負責行政、總務或 IT 的人員來說，除了確認工作是否交接完成，也應同步檢查公司電話與分機設定。建立清楚的交接流程，並搭配方便管理的企業電話系統，才能降低人員異動對客戶聯絡造成的影響。

一、員工離職後，為什麼客戶容易聯絡不到公司？

客戶只記得原承辦人的姓名、分機或聯絡方式

許多客戶習慣直接找熟悉的業務或承辦人，可能只記得對方的姓名、分機，或是過去聯絡時使用的電話。當員工離職後，即使公司已安排其他人接手，客戶也不一定知道該聯絡誰。

如果沒有事先通知客戶新的聯絡窗口，或沒有安排適當的電話轉接方式，就可能造成聯絡中斷，甚至影響後續服務。

內部交接不完整，電話與客戶聯絡窗口沒有同步調整

員工離職時，企業通常會處理帳號停用、文件交接及設備歸還，但電話分機與來電處理方式也需要一併確認。

例如，原承辦人的分機仍然存在，卻沒有指定接手人員；或是客戶撥打公司電話後，無法順利轉接到負責的部門。這些情況都可能增加客戶聯絡的困難，也讓行政或 IT 人員需要額外處理問題。

二、建立員工離職交接流程，避免客戶聯絡中斷

整理客戶名單、未完成事項與後續聯絡窗口

員工離職交接不應只確認文件是否移交，也應整理客戶名單、未完成案件及後續聯絡方式。

建議公司在離職檢核清單中，明確列出客戶交接對象、接手人員與待處理事項，並在必要時通知客戶聯絡窗口已經變更。如此一來，即使原承辦人離職，客戶仍能找到適當的聯絡對象。

同步更新公司電話、分機資訊與來電處理規則

完成工作交接後，還應確認電話分機是否需要調整、停用或交由其他人員使用，以及原本的來電應如何處理。

例如，若原承辦人的工作由同部門同仁接手，可以評估是否將相關來電轉接給接手人員；若工作改由其他部門負責，則應同步更新轉接方式與聯絡指引。

將電話異動納入正式的離職流程，有助於減少設定遺漏，讓客戶服務維持正常運作。

三、員工離職後，公司電話與分機應該怎麼處理？

依照人員異動情況，調整、轉交或註銷分機

員工離職後，原本使用的電話分機不一定需要立即刪除，也可能需要依照職務交接情況調整設定。重要的是，公司應明確決定分機的後續用途，避免出現無人管理或設定未更新的情況。

對行政與 IT 人員而言，如果每次人員異動都必須花費大量時間逐一處理電話設定，就容易增加日常維護負擔。因此，選擇方便管理分機的企業電話系統，有助於簡化人員異動時的處理流程。

設定適當的來電轉接與部門分流方式

除了管理分機本身，公司也可以思考如何讓客戶在找不到原承辦人時，仍然能聯絡到其他負責人員。

例如，可依實際需求將來電轉接至接手同仁，或透過自動語音應答（IVR）引導客戶選擇業務、客服或其他部門。如此一來，客戶不必完全依賴某一位員工的分機，也能更容易找到正確的聯絡窗口。

四、如何降低員工異動時的電話管理負擔？

選擇方便管理分機的企業電話系統

當公司人員經常異動，或需要管理多個部門與分機時，電話系統的管理便利性就相當重要。

MOT 的企業電話產品提供分機設定與管理功能，可協助企業處理日常電話異動。對行政、總務或 MIS 人員而言，若能更方便地設定、調整及註銷同仁分機，就能減少人員異動時的管理負擔，讓電話設定更容易納入標準化流程。

實際的分機管理方式，仍應依所採用的產品與系統配置確認。

依公司規模與通訊需求，評估雲端總機或 IP-PBX

企業選擇電話系統時，可以先評估公司規模、既有設備與日常管理需求，再決定適合的方案。

• MOT/BIZphone 雲端總機：適合希望降低實體總機設備需求、透過雲端管理分機，並讓手機或電腦作為企業分機的中小企業。
• MOT/PBX IP-PBX：適合需要企業級電話系統、較完整的通訊架構，或有 CTI／CRM 整合及多據點通訊需求的企業。

兩種產品都能支援企業分機相關應用。若公司希望降低人員異動時的電話管理負擔，可以進一步了解不同方案的管理方式，再依實際需求選擇。

五、建立完善的電話交接機制，讓客戶持續聯絡得到公司

員工離職後，客戶是否仍能順利聯絡公司，取決於工作交接、聯絡窗口安排，以及電話分機與來電設定是否同步更新。

企業可以先建立明確的離職檢核流程，再評估是否需要調整電話系統。對於希望更方便管理分機、處理人員異動及安排來電分流的公司，也可以進一步了解 MOT 的企業電話解決方案。

透過適合的電話管理機制，企業不必完全依賴個別員工維持客戶聯絡，而能讓電話服務更有制度，也讓行政與 IT 人員更容易處理日常異動。