日商在台設立辦公室時，電話系統最容易被低估的 5 件事
對許多日本企業來說，在台灣設立辦公室時，真正花時間的通常是公司設立流程、法規確認、辦公室租賃與人員安排。 但實際開始準備營運後，才發現有一件事情常常被低估──電話系統。
看起來只是「能不能打電話」，實際上卻牽涉到對外形象、日本總公司的管理方式，以及未來擴張的彈性。以下整理 日商在台灣設立辦公室時，最容易忽略的 5 個電話系統重點。
- 目錄
一、台灣的公司電話，和日本想像的不一樣
不少日商在規劃時，會直接用日本的經驗去想像台灣的公司電話環境，但實際上存在不少差異，例如：
- 市話申請流程與等待時間不同
- 辦公室搬遷時，門號可能需要重新處理
- 客戶對「公司電話」與「手機號碼」的專業感受不同
如果等到辦公室快開業才開始處理電話，往往會變成：
名片印好了，電話卻還沒準備好。
這也是為什麼越來越多外商在「準備開業階段」就先規劃通訊方式，而不是等所有硬體都到位。
二、日本總公司與台灣分公司，電話要怎麼共用？
對日商來說，電話系統通常不只是台灣端在用，而是需要考慮：
- 日本總公司能不能直接轉接台灣分機
- 台灣辦公室的來電，日本能否即時掌握
- 內線、轉接、通話紀錄要怎麼管理
如果台灣與日本各用一套系統，實務上很容易出現：
- 轉接困難
- 管理權責不清
- 跨國溝通成本提高
因此，「台日共用的電話系統」，其實是很多日商在設立台灣據點時，會私下評估的重要條件。
三、通話錄音與法規，常常是事後才發現的風險
在日本，許多公司對通話錄音的使用已相當習慣，但在台灣實際營運時，仍需要注意：
- 哪些情況需要事前告知
- 錄音資料如何保存
- 誰可以存取與管理
這些事情如果一開始沒有納入系統設計，等到實際出問題才補救，往往成本更高。 因此，電話系統是否能「彈性設定、集中管理」，會直接影響日後的營運風險。
四、日文支援不是「有客服會說日文」就夠了
很多外商在評估系統時，會看到「提供日文支援」這個選項，但實際使用後才發現差異很大，例如：
- 操作介面是否為日文
- 設定文件、說明書是不是日文
對日本總公司而言，系統是否「本來就是以日文環境設計」，往往會大幅影響使用體驗。 這也是為什麼部分日商會特別偏好 由日本團隊開發、以日文為原生語言的雲端電話系統。
五、為什麼越來越多日商選擇雲端電話系統？
近年來，選擇雲端電話系統的日商明顯增加，原因其實很現實：
- 不需要等待實體線路
- 開業前即可完成設定
- 搬辦公室或擴點不需重來
- 日本總公司與台灣分公司可同步管理
對於剛進入台灣市場、仍在調整組織與規模的企業來說，彈性與穩定性，往往比「傳統做法」更重要。
結語：電話系統，往往決定第一印象
在台灣設立辦公室時，電話系統通常是最後才處理的一環，卻是第一個被客戶、合作夥伴接觸到的窗口。
如果你們正準備在台灣開業，建議在規劃初期就將通訊系統納入考量，而不是等到所有事情都完成後才補上。
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